W przypadku wykonywania rozmów prywatnych z telefonu służbowego nie ma możliwości jednoznacznego określenia dla konkretnego pracownika wysokości przychodu z tego tytułu. W związku z tym pracodawca jako płatnik, nie ma w obowiązku od tego typu świadczenia obliczania, pobierania i odprowadzania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych ani składek ZUS.
To samo dotyczy prywatnego użytkowania firmowego komputera, laptopa czy tabletu.
Skarbówka zgadza się z tym, że dla takich świadczeń nie można jednoznacznie określić konkretnej wartości przysporzenia majątkowego.
Powyższe potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 20 lipca 2018 r. (sygn. 0114-KDIP3-2.4011.307.2018.2.AK1), w której wyjaśniono, że:
– pomimo możliwości zindywidualizowania świadczenia w postaci prywatnego używania telefonu i laptopa służbowego i przypisania go do konkretnego pracownika, nie można mówić o przychodzie z nieodpłatnych świadczeń. Nie ma bowiem możliwości określenia wysokości powstałego przychodu dla danego pracownika;
– w przypadku telefonów komórkowych w sytuacji incydentalnego wykonywania połączeń prywatnych, z uwagi na brak określenia w umowie kosztu 1 minuty rozmowy w opcji umówionego abonamentu ryczałtowego, nie jest możliwe ustalenie (na podstawie bilingu) kosztów przeprowadzonych rozmów prywatnych;
– powyższe dotyczy również incydentalnego wykorzystywania tabletu do celów prywatnych poprzez podzielenie wartości tabletu wraz z pakietem danych przez ilość faktycznie spędzonych minut na kwestie prywatne;
– podzielenie wartości tabletu wraz z pakietem danych przez ilość faktycznie spędzonych minut na kwestie prywatne byłaby zupełnie odmienna dla każdego z użytkowników tabletu i w ten sposób mogłoby dochodzić do nieuprawnionego różnicowania wartości rodzajowo takiego samego świadczenia. Natomiast w przypadku telefonu komórkowego podzielenie ryczałtowej kwoty abonamentu przez ilość wykazanych w bilingu rozmów, prowadziłoby do nieuprawnionego różnicowania wartości tego samego świadczenia, bowiem w zależności od ilości przeprowadzonych rozmów wartość ta byłaby różna, podczas gdy ogólna kwota abonamentu jest taka sama;
– w sytuacji niemożliwości jednoznacznego określenia przychodu przypadającego na konkretnego pracownika z tytułu:
- potencjalnego incydentalnego korzystania z tabletu w celach prywatnych przekazanego do wypełniania obowiązków służbowych,
- płatności części abonamentu przez pracodawcę z tytułu korzystania z telefonu służbowego przez pracownika, w sytuacji kiedy pracownik oświadczył o użytku telefonu również do celów prywatnych,
- ewentualnego wykonania incydentalnych rozmów prywatnych z telefonu służbowego, po złożeniu drogą elektroniczną oświadczenia o użytku telefonu jedynie do celów służbowych,
po stronie takiego pracownika nie powstanie przychód do opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Podobne wnioski zaprezentowano w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 19 października 2016 r., sygn. IPPB2/4511-581/16-2/KW1.
Skoro omawiane świadczenie nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu, to nie należy od niego naliczać składek ZUS.
ZUS w interpretacji indywidualnej z 29 września 2016 r. (sygn. WPI/200000/43/871/2016) wskazał, że: „ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie kształtuje samodzielnie pojęcia przychodu, lecz każdorazowo odsyła do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nigdy bowiem organ rentowy nie może władczo zdecydować, co może stanowić przychód. Zatem dla rozstrzygnięcia, czy dany przychód stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne, a w konsekwencji czy powstaje obowiązek opłacania składek m.in. na te ubezpieczenia, decydujące znaczenie ma, czy dla celów podatkowych zostaje on zakwalifikowany jako przychód pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Jeśli więc określone świadczenie nie stanowi przychodu ze stosunku pracy, to nie istnieje z tego tytułu obowiązek opłacania składek na ubezpieczenie społeczne”.
